Introducción
El sector Legaltech Colombia está en auge, con nuevas empresas e iniciativas que surgen todo el tiempo. Este artículo se enfoca en presentar el estado del legaltech en nuestro país, además de motivar a los abogados a abrazar la productividad que el legaltech otorga.
Desde cotizaciones en línea, pasando por presetación de servicios legales en línea, hasta chatbots impulsados por inteligencia artificial, hay mucha innovación en este espacio.
Ahora bien. El legaltech no tiene por qué ser un tema lejano a pequeños abogados, el legaltech, en mi concepto, debería ser un requisito que cada abogado por cuenta propia se ponga desde que inicia.
¿Qué es legaltech?
Legaltech es el uso de la tecnología para ayudar con los problemas legales. Por ejemplo, puede usar legaltech para investigar la ley, crear documentos, automatizar procesos y comunicarse con abogados.
El término Legaltech viene compuesto de las dos palabras escritas del idioma inglés, Legal y Technology: Legal y Tecnología.
El concepto Legaltech puede ser muy amplio y, en mi concepto esto está generando una barrera de entrada, ya que, muchos abogados ven el concepto como algo que está muy lejos de su alcance, sobre todo cuando las definiciones que encuentran están escritas en lenguaje técnico.
Para mi, la definición de arriba, nos permite empezar a aplicar legaltech Colombia con herramientas que, inclusive, ya usamos o pagamos por ellas (aunque no lo sepamos).
Áreas en las que puede implementar LegalTech
Cotizaciones en Línea
La cotizacion en línea fue una de las primeras automatizaciones que yo mismo decidí usar para ahorrar tiempo en mi oficina.
Una de las claves del éxito como abogados, es poder segmentar los posibles clientes. Esto nos permite escoger solo aquellos que se identifican con nuestro comprador ideal.
Cuánto tiempo pierde con personas que no tienen la capacidad para contratar su servicio? Una cotización automática se encarga de esa persona. Le envía la cotización sin intervención humana alguna.
Hay muchos servicios prestados por abogados que tienen tarifas fijas o que, conociendo las variables que determinan su precio, podrían crearse tarifas.
Es posible también realizar un "Estimado", en el que al posible cliente se le indica que ese servicio cuesta "al menos", tanta cantidad de dinero.
Automatización de documentos
La producción de documentos es un área donde la automatización puede ser extremadamente beneficiosa. La tecnología se puede utilizar para crear documentos desde cero o para completar plantillas con datos de clientes. Esto puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de documentos.
Muchos de los documentos que usamos en nuestas oficinas pueden ser reusados sin cambios diferentes a las partes, tipo de proceso o el tribunal o juzgado al que irá dirigido este documentos.
Un ejemplo claro es el poder al abogado que se otorga para el mismo negocio.
La idea es que, una vez usted tiene todos los datos de su cliente "en el sistema", pues usar esos datos para generar todos los docuementos de ahí en adelante. Y en lo posible a un click
Soporte de litigios
Otra área en la que se puede utilizar legaltech es en el soporte de litigios. Esto incluye tareas como eDiscovery, que pueden llevar mucho tiempo y ser laboriosas. La automatización puede ayudar a acelerar el proceso y hacerlo más eficiente.
ChatBot
El uso de legaltech va en aumento a medida que más y más empresas buscan formas de automatizar sus procesos legales. Los chatbots son un tipo de tecnología legal que se está volviendo cada vez más popular, ya que pueden proporcionar acceso a información legal las 24 horas del día, los 7 días de la semana y ayudar con una variedad de tareas, como la revisión de documentos y la negociación de contratos.
Los chatbots pueden ayudar a mejorar el servicio al cliente al proporcionar un acceso rápido y fácil a la información. Por ejemplo, las cotizaciones que estaban en el punto anterior, podrían ser automatizadas usando Chatbots
Con el continuo crecimiento de legaltech, es probable que los chatbots desempeñen un papel aún más importante en el futuro de la industria legal.
Seguridad
En los últimos años ha habido una tendencia creciente a utilizar la tecnología, para mejorar la seguridad en el ámbito legal.
Hay varias formas en que legaltech se puede utilizar para mejorar la seguridad.
Una forma es mediante el uso de cifrado o encriptación para proteger los datos confidenciales. El cifrado puede hacer que sea mucho más difícil para los piratas informáticos acceder a los datos y también puede ayudar a prevenir fugas de datos.
Otra forma en que legaltech puede mejorar la seguridad es proporcionando mejores métodos de autenticación. Por ejemplo, la autenticación biométrica se puede utilizar para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a ciertos datos o sistemas.
En general, legaltech puede desempeñar un papel importante en la mejora de la seguridad en el campo legal.
Comunicación con los clientes
La tecnología legal moderna tiene mucho que ofrecer cuando se trata de comunicarse con los clientes. Una forma que recomiendo ampliamente es el uso software de chat especializados para negocios y trabajo en equipo.
Una de las herramientas más populares que utilizan los abogados es Slack, que permite una comunicación rápida y fácil entre los miembros del equipo y de este con los clientes.
Estos son algunos de los beneficios de usar este tipo de herramientas para la comunicación con el cliente:
1. Puede realizar fácilmente un seguimiento de las conversaciones.
2. Puede buscar en conversaciones pasadas para encontrar información rápida y fácilmente.
3. Puede configurar alertas para que nunca se pierda un mensaje importante de un cliente.
4. Puede agregar fácilmente archivos y enlaces a sus conversaciones, para que todo esté en un solo lugar.
5. Puede controlar quién tiene acceso a ciertas conversaciones, por lo que puede mantener privada la información confidencial.
6. Puede usarse en cualquier dispositivo, por lo que puede mantenerse conectado incluso cuando está en movimiento.
Muy importante no confundir estas herramientas con Whatsapp, la cual nunca recomiendo para el caso legal
Confidencialidad y evitar la geo localización
El Estado (o terceras partes interesadas) puede tener interés en la captura (o ubicación geográfica) del cliente de determinado abogado y, en muchas ocasiones buscarán interceptar los mensajes de datos entre el abogado y el cliente para en dónde se encuentra esta persona.
Para estos casos, es indispensable la configuración de herramientas que impidan que estas personas cumplan con este cometido.
Sistemas operativos como Tails que nos entregan un muy alto nivel de privacidad y anonimato.
Ahora bien, quien instale este sistema deberá ser de su entera confianza, ya que de lo contrario, podría estar haciendo un daño peor.
Legaltech Colombia: Beneficios
En un mundo cada vez más digitalizado, legaltech puede brindar muchos beneficios tanto para las firmas de abogados como para los clientes.
Aquí hay cinco beneficios de usar legaltech:
Primero, legaltech puede ayudar a agilizar el proceso de recopilación y organización de datos. Esto puede ahorrar mucho tiempo y dinero tanto para los bufetes de abogados como para sus clientes.
Segundo lugar, legaltech puede ayudar a mejorar la precisión de la recopilación y el análisis de datos. Esto es fundamental para garantizar que los casos se decidan según sus méritos, en lugar de datos defectuosos.
En tercer lugar, legaltech puede ayudar a mejorar la comunicación entre abogados y clientes. Al proporcionar una plataforma segura para la comunicación, legaltech puede ayudar a garantizar que la información confidencial no se filtre ni se comparta de manera inapropiada.
Cuarto, legaltech Colombia puede ayudar a reducir el costo de los litigios.
Quinto, el uso de las tecnologías nos ayudan a evitar errores, ya que puedes reusar los datos "principales", en lugar de estar escribiendolos o copiando y pegando de diferentes partes.
¿Cómo implementar legaltech en una firma de abogados?
Cuando se trata de tecnología legal, hay algunas cosas que debe hacer desde el principio para garantizar el éxito.
Primero, debe tener una comprensión clara del problema que está tratando de resolver y los beneficios potenciales del uso de la tecnología para resolverlo. Si tu problema es que la gente visita tu sitio web, pero llaman en horas de la noche o fines de semana a pedir la cita, te recomendaría, por ejemplo empezar con crear un agendamiento en línea.
Una vez que tenga una buena comprensión de eso, debe seleccionar la solución tecnológica adecuada para sus necesidades. Existen muchas soluciones de legaltech excelentes, pero no todas se adaptarán bien a su situación específica. Nunca olvide que es posible que pueda desarrollar legaltech con plataformas que paga hoy en día (sin pagar mas), como Microsoft365.
Para el ejemplo del agendamiento, existen varias herramientas que te iré recomendando. Una de ellas incluida en el mencionado Microsoft365
Finalmente, una vez que haya seleccionado la solución correcta, debe implementarla correctamente. Eso significa capacitar a su personal (o capacietarse usted)sobre cómo usarlo y asegurarse de que se integre perfectamente con su flujo de trabajo existente.
Una vez haga eso, busque la siguiente área para automatizar o tecnificar y ahí entonces, estará bien encaminado para cosechar los beneficios de legaltech en su práctica legal.
¿Puedo implementar legaltech si trabajo independiente?
Desde luego!
Es más, un abogado independiente debería hacer uso de varias herramientas que pueden facilitarle la vida. Por ejemplo, es indispensable contratar una empresa que le revise los procesos judiciales. De nuevo, es necesario permitir la cotización o estimación en línea y, debe tener plantillas para combinar los documentos repetitivos de su empresa.
Conclusiones
En conclusión, legaltech es un campo del derecho que utiliza la tecnología para agilizar la práctica del derecho y hacerla más eficiente. Legaltech se puede utilizar para automatizar tareas, gestionar datos y mejorar la comunicación entre abogados y clientes. Al utilizar legaltech, los abogados pueden ahorrar tiempo y dinero y brindar un mejor servicio a sus clientes.